Exchange Server: Anzeigename für externe Mails ändern

Problem

Im Active Directory wird der Anzeigename (DisplayName) standardmäßig aus Vor- und Nachnamen erzeugt. In vielen Unternehmen – insbesondere im deutschsprachigen Raum – wird dieses Schema jedoch auf „Nachname, Vorname“ geändert.

Der Vorteil liegt auf der Hand: Benutzer lassen sich im Active Directory, in Microsoft Exchange und im Outlook-Adressbuch wesentlich schneller über ihren Nachnamen finden.

Während diese Darstellung intern sehr praktisch ist, kann sie bei der externen Kommunikation zu Missverständnissen führen. Da Exchange standardmäßig ebenfalls den DisplayName verwendet, erscheinen E-Mails beim Empfänger beispielsweise mit einem Absender wie „Zerle, Alwin“. Internationale Geschäftspartner sprechen den Empfänger dann nicht selten mit "Hello Zerle" an, obwohl der Vorname zuerst gemeint ist.

Lösung

Exchange bietet hierfür das Attribut SimpleDisplayName. Während intern weiterhin der DisplayName verwendet wird, kann für externe Empfänger der SimpleDisplayName angezeigt werden.

• Intern: DisplayName (z. B. Zerle, Alwin)
• Extern: SimpleDisplayName (z. B. Alwin Zerle)

Der SimpleDisplayName wird allerdings nicht automatisch erzeugt und ist bei neu angelegten Benutzern standardmäßig leer. Deshalb muss dieses Attribut zunächst gefüllt werden.

SimpleDisplayName für alle Benutzer setzen

Mit folgendem PowerShell-Skript wird der SimpleDisplayName aus Vor- und Nachnamen aller Benutzer erstellt:

$AllMailboxes = Get-User -ResultSize Unlimited | Where-Object {
    $_.RecipientType -match "UserMailbox"
}

foreach ($Mailbox in $AllMailboxes) {
    $SimpleDisplayName = $Mailbox.FirstName + " " + $Mailbox.LastName

    Set-User $Mailbox -SimpleDisplayName $SimpleDisplayName

    Remove-Variable SimpleDisplayName
}

Das Skript eignet sich hervorragend für die einmalige Initialbefüllung. Es kann bei Bedarf auch regelmäßig über die Aufgabenplanung ausgeführt werden, um neu angelegte Benutzer automatisch zu aktualisieren.

Remote Domains konfigurieren

Nachdem der SimpleDisplayName für alle Benutzer gesetzt wurde, muss Exchange so konfiguriert werden, dass dieser für externe Empfänger verwendet wird. Dies geschieht über die Remote Domains.

Für alle externen Domänen (*) kann beispielsweise folgender Befehl verwendet werden:

Set-RemoteDomain Default -UseSimpleDisplayName $true

Alternativ kann die aktuelle Konfiguration mit folgendem Befehl überprüft werden:

Get-RemoteDomain | Select Name, DomainName, UseSimpleDisplayName

Wichtiger Hinweis

Deshalb sollte der SimpleDisplayName zunächst für alle Benutzer befüllt und überprüft werden, bevor die Einstellung für die Remote Domains aktiviert wird.

Fazit

Mit dem Einsatz des SimpleDisplayName lassen sich zwei Anforderungen optimal miteinander verbinden:

• Intern bleibt die nach Nachnamen sortierte Darstellung erhalten.
• Externe Empfänger sehen den international üblichen Namen im Format Vorname Nachname.
• Die Benutzerfreundlichkeit in Outlook und Exchange wird verbessert.