• News
  • Tipps
  • Kontakt
Intellivision1
  • Startseite
    • Alarmanlagen
    • Grafik- & Webdesign
    • Hardware & Software
    • Installation & Fernwartung
    • Netzwerk & Internet
    • PC und Netzwerktechnik
    • PC Notdienst & Hotline
    • Telekommunikation
  • Tools
  • Referenzen
  • Portfolio
  • Hilfe
  • Notdienst
  • Dienstleistungen
    • Online Support
    • Suchmaschinenoptimierung
  • Lösungen
  • Q7-Fakt
  • Menü Menü

5 Irrtümer über E-Mail-Archivierung

Der Mythos: E-Mail-Archivierung – immer wieder tauchen kuriose Behauptungen rund um das Thema E-Mail-Archivierung auf. Doch was steckt überhaupt dahinter?

Irrtum 1:
Für die Steuer sind lediglich die Rechnungen wichtig. Alles andere muss nicht archiviert werden.
Auflösung: Nach den GoBD ist ein Unternehmen verpflichtet, die gesamten Geschäftsprozesse zu archivieren. Dazu gehören nicht nur Rechnungen, denn von der Angebotsanfrage über die Auftragserteilung bis hin zur Rückabwicklung sind alle E-Mails wichtig – Stichwort „Geschäftsrelevanz“. Hinzu kommt, dass die E-Mail noch immer ein stark wachsendes Medium im Unternehmen ist. Rechnungen werden vermehrt automatisch per E-Mail anstatt über den Postweg versendet, weshalb eine E-Mail-Archivierung durchaus sinnvoll ist.

Irrtum 2:
Es reicht vollkommen aus, die wichtigsten E-Mails einfach auszudrucken.
Auflösung: Ausdrucken bedeutet, eine Kopie zu erstellen. Jedoch dürfen nach den GoBD nur Originalformate verwendet werden, die nicht konvertiert wurden. Sprich, wenn das Original über den digitalen Weg versandt wurde, gilt dieser Weg auch als Beleg und somit ist die E-Mail im Original aufzubewahren.

Irrtum 3:
Kleine Unternehmen benötigen keine E-Mail-Archivierung, die Pflicht gilt nur für große Konzerne.
Auflösung: Dem ist nicht so, denn die Aufbewahrungspflicht ist nicht an eine bestimmte Unternehmensgröße gebunden. Auch kleinste Unternehmen und auch Einzelunternehmer unterliegen dieser Verwaltungsvorschrift. Oder auch anders gesagt: Alle Unternehmen mit einer Gewinnerzielungsabsicht unterliegen den GoBD und können bei Nichteinhaltung eine Verletzung der Buchhaltungspflicht riskieren. Zumindest könnte die Steuerprüfung neugierig werden, weshalb sich das betreffende Unternehmen nicht an die GoBD hält.

Irrtum 4:
Backups decken die Archivierung doch mit ab – da wird keine zusätzliche Archivierung benötigt.
Auflösung: Klassischer Weise wird ein Backup nur ein Mal am Tag durchgeführt. Das bedeutet, dass alle Inhalte, die in der Zwischenzeit verändert, hinzugefügt oder gelöscht wurden, nicht im Backup enthalten sind. Ein Backup alleine reicht also nicht aus, um rechtssicher agieren zu können. Ein Backup ergänzt eine Archivierungslösung, weshalb beide perfekt zusammenpassen und notwendige Bereiche im Unternehmen sind.

Irrtum 5:
Datenschutz und E-Mail-Archivierung passen nicht zusammen.
Auflösung: E-Mail-Archivierung und Datenschutz können durchaus in Einklang gebracht werden. Wichtig hierbei ist, dass E-Mails, die personenbezogene Daten enthalten und deren Zweck der Verarbeitung nicht mehr gegeben ist – wie z.B. Bewerbungen nach Absage – gesondert behandelt werden. Eine Lösung kann hier das regelbasierte Löschen sein. So können E-Mails gezielt ausgewählt und nach einem bestimmten Zeitraum automatisch gelöscht werden.

Wir zeigen Ihnen eine kostengünstige Lösung

Sprechen Sie uns an

  • Teilen auf Facebook
  • Teilen auf Twitter
  • Teilen auf WhatsApp
  • Teilen auf Pinterest
  • Teilen auf LinkedIn
  • Teilen auf Reddit

Kontakt

intelliVision1 GmbH & Co. KG

Servicepoint
Dorfstr. 14, D-86830 Schwabmünchen
Tel: 08232/9684378
Fax: 08232/9684379
E-Mail: alwin.zerle@intellivision1.de

Öffnungszeiten

Montag – Freitag
9.00 – 12.00 Uhr &  13.00 – 18.00 Uhr
Samstag
10.00 Uhr – 14.00 Uhr

Windows Fernwartung via Anydesk
MacOS Fernwartung via Anydesk

Unterstützung

Jede Art
der Unterstützung
ist Willkommen
paypal
© Copyright 2018 Intellivision1
  • Impressum
  • Datenschutz
  • Downloads
Nach oben scrollen

Diese Seite verwendet Cookies. Indem Sie die Seite weiter durchsuchen, stimmen Sie der Verwendung von Cookies zu.

MehrZustimmen

Cookie- und Datenschutzeinstellungen



Wie wir Cookies verwenden

Wir können Cookies anfordern, die auf Ihrem Gerät eingestellt werden. Wir verwenden Cookies, um uns mitzuteilen, wenn Sie unsere Websites besuchen, wie Sie mit uns interagieren, Ihre Nutzererfahrung verbessern und Ihre Beziehung zu unserer Website anpassen.

Klicken Sie auf die verschiedenen Kategorienüberschriften, um mehr zu erfahren. Sie können auch einige Ihrer Einstellungen ändern. Beachten Sie, dass das Blockieren einiger Arten von Cookies Auswirkungen auf Ihre Erfahrung auf unseren Websites und auf die Dienste haben kann, die wir anbieten können.

Klicken Sie hier auf die verschiedenen Kategorienüberschriften, um mehr zu erfahren. Sie können auch einige Ihrer Einstellungen ändern. Beachten Sie, dass das Blockieren einiger Arten von Cookies Auswirkungen auf Ihre Erfahrung auf unseren Websites und auf die Dienste haben kann, die wir anbieten können.

Notwendige Website Cookies

Diese Cookies sind unbedingt erforderlich, um Ihnen die auf unserer Webseite verfügbaren Dienste und Funktionen zur Verfügung zu stellen.

Da diese Cookies für die auf unserer Webseite verfügbaren Dienste und Funktionen unbedingt erforderlich sind, hat die Ablehnung Auswirkungen auf die Funktionsweise unserer Webseite. Sie können Cookies jederzeit blockieren oder löschen, indem Sie Ihre Browsereinstellungen ändern und das Blockieren aller Cookies auf dieser Webseite erzwingen. Sie werden jedoch immer aufgefordert, Cookies zu akzeptieren / abzulehnen, wenn Sie unsere Website erneut besuchen.

Wir respektieren es voll und ganz, wenn Sie Cookies ablehnen möchten. Um zu vermeiden, dass Sie immer wieder nach Cookies gefragt werden, erlauben Sie uns bitte, einen Cookie für Ihre Einstellungen zu speichern. Sie können sich jederzeit abmelden oder andere Cookies zulassen, um unsere Dienste vollumfänglich nutzen zu können. Wenn Sie Cookies ablehnen, werden alle gesetzten Cookies auf unserer Domain entfernt.

Wir stellen Ihnen eine Liste der von Ihrem Computer auf unserer Domain gespeicherten Cookies zur Verfügung. Aus Sicherheitsgründen können wie Ihnen keine Cookies anzeigen, die von anderen Domains gespeichert werden. Diese können Sie in den Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers einsehen.

Andere externe Dienste

Wir nutzen auch verschiedene externe Dienste wie Google Webfonts, Google Maps und externe Videoanbieter. Da diese Anbieter möglicherweise personenbezogene Daten von Ihnen speichern, können Sie diese hier deaktivieren. Bitte beachten Sie, dass eine Deaktivierung dieser Cookies die Funktionalität und das Aussehen unserer Webseite erheblich beeinträchtigen kann. Die Änderungen werden nach einem Neuladen der Seite wirksam.

Google Webfont Einstellungen:

Google Maps Einstellungen:

Google reCaptcha Einstellungen:

Vimeo und YouTube Einstellungen:

Datenschutzrichtlinie

Sie können unsere Cookies und Datenschutzeinstellungen im Detail in unseren Datenschutzrichtlinie nachlesen.

Datenschutz
Einstellungen akzeptierenVerberge nur die Benachrichtigung