Outlook PST/OST Maximale Dateigrößen

Das Symptom

Outlook empfängt keine Nachrichten mehr, versendet nichts und lässt sich auch nicht dazu bewegen, E-Mails in einen anderen Ordner zu verschieben. Der naheliegende Verdacht fällt auf das Exchange-Postfach und dessen Kontingent. Häufig liegt die Ursache aber gar nicht auf dem Server, sondern auf dem Arbeitsplatz: Die lokale Datendatei hat ihre eingestellte Höchstgröße erreicht.

OST und PST – was Outlook wo ablegt

Für ein Exchange-Konto legt Outlook eine OST-Datei an (Offline Storage Table). Sie ist eine lokale Kopie des Postfachs und sorgt dafür, dass auch ohne Verbindung gearbeitet werden kann. Eine PST-Datei (Personal Storage Table) nimmt dagegen Daten auf, die nur auf dem Rechner liegen – etwa Archive oder POP3-Konten.

Ältere Outlook-Fassungen speicherten im ANSI-Format, heutige im Unicode-Format. Technisch könnte eine Unicode-Datei bis zu 4 Petabyte groß werden. Microsoft bremst das jedoch bewusst aus und setzt über die Registry eine deutlich niedrigere Grenze – aus Stabilitätsgründen.

Standardwerte der Outlook-Versionen

ANSI-Dateien besser ablösen

Taucht in den Kontoeinstellungen noch eine Datei im alten Format auf, gehört sie auf die Liste der offenen Aufgaben – sie ist auf 2 GB begrenzt und gilt als anfällig. Unterscheiden lassen sich beide Formate an der Bezeichnung:

• ANSI: „Outlook Data File (97-2002)“ beziehungsweise „Personal Folders File (97-2002)“
• Unicode: „Outlook Data File“ beziehungsweise „Personal Folders File“

Wo die Grenze eingestellt ist

Zwei Registry-Werte steuern das Verhalten. Beide werden in Megabyte angegeben:

Beide liegen im Benutzerzweig der Registry:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\<Version>\Outlook\PST

Pfad je nach Version

Die Grenze anheben

Soll über die vorgegebenen 50 GB hinaus gearbeitet werden, werden beide Werte angepasst. In der Praxis hat sich eine Obergrenze von etwa 100 GB bewährt: genug Luft für große Postfächer, ohne die Datei unhandlich werden zu lassen.

Beispiel für Outlook 2016, 2019 und Microsoft 365

Eingabeaufforderung mit Administratorrechten öffnen und die beiden Werte setzen – 102400 MB Warnschwelle, 107520 MB Maximum:

REG ADD HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\PST ^
/v WarnLargeFileSize /t REG_DWORD /d 102400 /f

REG ADD HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\PST ^
/v MaxLargeFileSize /t REG_DWORD /d 107520 /f

Die Änderung greift, sobald Outlook neu gestartet wurde. Für andere Versionen wird lediglich die Ziffer im Pfad ausgetauscht (siehe Tabelle oben).

Was eine größere Datei nicht löst

• Tempo. Eine größere Datendatei macht Outlook nicht schneller – eher im Gegenteil: Suche und Indizierung werden mit der Größe träger.
• Sicherung. Eine 100-GB-Datei wird ständig verändert und ist damit ein denkbar ungünstiges Sicherungsobjekt. Das Postfach gehört serverseitig gesichert.
• Ordnung. Wo Postfächer dauerhaft wachsen, hilft auf längere Sicht nur eine Archivierungsstrategie – etwa ein Onlinearchiv, in das ältere Elemente automatisch wandern.
• Rückweg. Vor Eingriffen in die Registry den betroffenen Zweig exportieren. Eine einmal gewachsene Datei schrumpft nicht von selbst, wenn der Grenzwert später wieder gesenkt wird.

Fazit

Bleibt Outlook stehen, lohnt der Blick auf die Größe der OST- oder PST-Datei, bevor am Exchange-Kontingent gedreht wird. Die Standardgrenze von 50 GB lässt sich über WarnLargeFileSize und MaxLargeFileSize auf einen praxisgerechten Wert anheben – mit etwas Abstand zwischen beiden Werten und dem Wissen, dass die höhere Grenze Zeit verschafft, aber kein Konzept ersetzt.