Postfachgrößen Exchange 2010/2013/2016/2019 auslesen

Wozu die Auswertung gebraucht wird

Bevor Speicher erweitert, ein Archiv eingeführt oder eine Migration nach Microsoft 365 geplant wird, muss eine Frage beantwortet sein: Wie viel Platz belegen die Postfächer tatsächlich, und auf welche Benutzer verteilt er sich? Die Exchange-Verwaltungskonsole zeigt das nur umständlich. Über die Exchange Management Shell steht die Antwort in einem Befehl – und lässt sich als Datei festhalten.

Voraussetzungen

• Exchange Management Shell auf dem Server oder einer Verwaltungsstation.
• Ein Konto mit Leserechten auf die Empfängerverwaltung (View-Only Organization Management genügt).
• Für das Schreiben der Ausgabedatei nach C:\ eine Shell mit erhöhten Rechten – sonst scheitert nur das Speichern, nicht die Abfrage.

Eine einzelne Datenbank auswerten

Der folgende Aufruf liest alle Postfächer der Datenbank „Meine-Datenbank“, sortiert sie von der größten zur kleinsten Größe und schreibt das Ergebnis nach C:\Postfachgroessen.txt:

Get-MailboxStatistics -database 'Meine-Datenbank' | Select-Object displayname,totalitemsize |Sort-Object totalitemsize -Descending | Format-Table -AutoSize | Out-File -PSPath 'C:\Postfachgroessen.txt'

Alle Datenbanken auf einmal

Soll der gesamte Server erfasst werden, liefert Get-MailboxDatabase zuerst die Liste der Datenbanken; die Statistik wird dann für jede davon abgerufen:

Get-MailboxDatabase | Get-MailboxStatistics | Select-Object displayname,totalitemsize |Sort-Object totalitemsize -Descending | Format-Table -AutoSize | Out-File -PSPath 'C:\Postfachgroessen2.txt'

Worauf bei der Sortierung zu achten ist

TotalItemSize gibt keine einfache Zahl zurück, sondern einen Wert mit Einheit – etwa 1,5 GB (1.610.612.736 bytes). Wird direkt danach sortiert, vergleicht PowerShell je nach Exchange-Version den Text und nicht die Byte-Menge: Ein Postfach mit „900 MB“ landet dann vor einem mit „1,5 GB“. Zuverlässig wird die Reihenfolge, wenn ausdrücklich nach dem Byte-Wert sortiert wird:

Get-MailboxDatabase | Get-MailboxStatistics |
    Sort-Object { $_.TotalItemSize.Value.ToBytes() } -Descending |
    Select-Object DisplayName, Database, ItemCount, TotalItemSize |
    Format-Table -AutoSize | Out-File -PSPath 'C:\Postfachgroessen3.txt'

Auswertung in Excel statt im Texteditor

Für Besprechungen oder eine Speicherplanung ist eine Tabelle praktischer als eine Textdatei. Mit Export-Csv entsteht direkt eine Datei, die sich öffnen und filtern lässt – inklusive Anzahl der Elemente und zugehöriger Datenbank:

Get-MailboxDatabase | Get-MailboxStatistics |
    Select-Object DisplayName, Database, ItemCount,
        @{Name='GrößeGB'; Expression={ [math]::Round($_.TotalItemSize.Value.ToBytes() / 1GB, 2) }} |
    Sort-Object GrößeGB -Descending |
    Export-Csv -Path 'C:\Postfachgroessen.csv' -NoTypeInformation -Encoding UTF8 -Delimiter ';'

Das Semikolon als Trennzeichen sorgt dafür, dass Excel in deutscher Spracheinstellung die Spalten sofort richtig aufteilt.

Einordnung der Ergebnisse

• Gelöschte Elemente zählen mit. Die wiederherstellbaren Elemente (TotalDeletedItemSize) stecken nicht in TotalItemSize, belegen aber Platz in der Datenbank – bei aktiviertem Beweissicherungsmodus oft erheblich.
• Archivpostfächer erscheinen getrennt. Sie werden erst mit -Archive ausgewiesen.
• Die Datenbankdatei schrumpft nicht automatisch. Wird ein Postfach verkleinert oder verschoben, entsteht zunächst nur freier Platz innerhalb der EDB-Datei, den Exchange später wiederverwendet.

Fazit

Zwei Zeilen PowerShell genügen, um Klarheit über die Postfachgrößen zu gewinnen – einmal für eine Datenbank, einmal für den gesamten Server. Wer die Reihenfolge über den Byte-Wert erzwingt und das Ergebnis als CSV exportiert, hat außerdem eine belastbare Grundlage für Speicherplanung, Archivierungsregeln oder eine anstehende Migration.